Google Cloud Connect, usando Google Docs desde Office.

No es la primera vez, ni creo que sera la ultima, que me encuentro con algún cliente que me pregunta como puede hacer, para compartir un documento de Office con el comercial de turno que tiene desplazado en la otra punta de España.

Casi todos, han probado sistemas simples e ineficaces (enviar correos electrónicos con los documentos, que estos sean modificados por las personas en cuestión y que mas tarde sean devueltos a la central por el mismo método) o sistemas complejos, y casi siempre caros (como habilitar Terminal Server, Citrix, etc…). Sin embargo, y hablando desde mi experiencia, lo que muy pocos han probado es la potencia que hoy por hoy nos brindan las herramientas colaborativas y el almacenamiento en la nube.

Con este articulo vamos a intentar dar algo de luz sobre un complemento para Microsoft Office, que nos va a permitir compartir documentos de una forma sencilla pero a la vez potente.

¿Que es Google Cloud Connect?

Google Cloud Connect es un complemento para Microsoft Office® 2003, 2007 y 2010 que permite compartir y modificar simultáneamente documentos de Microsoft Word, PowerPoint y Excel con otras personas de tu organización. Es decir, permite beneficiarte de las funciones de colaboración de Google Docs sin salir de Microsoft Office.

¿Como funciona?

1.- Sincronizar y compartir documentos: Los documentos que sincronices a través del complemento de Google, generará una dirección URL que puedes compartir con otros usuarios, que a su vez podrán acceder a dichos documentos, visualizarlos a través de un visor Web o modificarlos mediante Office.

 

 

 

 

 

2.- Colaborar en la confección de un documento: Supongamos que estoy trabajando en un documento y me interesa que un compañero haga alguna aportación al mismo. Mediante el complemento instalado, tan solo tengo que añadir dicho usuario, como editor del documento. Automáticamente, dicho usuario recibirá un correo en el que se le informa que hemos compartido un documento con el. Puede visualizarlo a través de web, o si desea hacer algún cambio, descargarlo y trabajar mediante Microsoft Office. Los cambios que haga en el documento a partir de ese momento, aparecerán en mi pantalla.

3.- Versiones de Documentos: Google Cloud Connect guarda una versión del documento cada vez que lo sincronizas. De esta forma es muy sencillo volver a la versión anterior.

¿Como lo instalo?

Tan solo debes seguir estos sencillos pasos:

  • Abre Microsoft Office.
  • Haz clic en Acceder. Se abrirá una ventana que solicitará permiso para acceder a tu cuenta de Google.
  • Introduce tu dirección de correo electrónico y contraseña y, a continuación, haz clic en Acceder.
  • Haz clic en Permitir acceso.

¿Que tipo de archivos estan permitidos?

Puedes encontrar la lista completa pinchando aqui.

 

Fuentes:

Google Cloud Connect

Informacion para usuarios de Google Cloud Connect

Informacion para administradores de Google Cloud Connect

 

 

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